Assistenz (m/w/d)
- Home Office:Keine Angabe
- Einstiegsgehalt:from: € 1.753,06 brutto pro Monat
- Berufserfahrung:0-2 Jahre
- Startdatum:Ab sofort
- Befristung:Ohne Befristung
Profil
- Erste Berufserfahrung im Back Office wünschenswert
- Strukturierte, genaue Arbeitsweise und Diskretion im Umgang mit Daten
- Teamorientierte und kommunikative Persönlichkeit
- Rasche Auffassungsgabe und hohes Maß an Lernbereitschaft
- Sicherer Umgang am PC und mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Zahlenaffinität
Aufgaben
- Du unterstützt die Leitungsebene der Blutspendezentrale bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten und sorgst dafür, dass Abläufe im Hintergrund reibungslos funktionieren
- Du bearbeitest eingehende Rechnungen, erfasst sie im System, führst die Kontierung durch und prüfst sie sorgfältig auf Vollständigkeit und Richtigkeit
- Du verwaltest medizinische Daten wie Befundbriefe oder Gesundheitsfragebögen und stellst eine strukturierte sowie datenschutzkonforme Dokumentation sicher
- Du bist eine wichtige Schnittstelle zu internen Abteilungen sowie externen Lieferanten und koordinierst unterschiedliche Anliegen zuverlässig
- Du organisierst Termine und unterstützt bei Bedarf bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen wie Mitarbeiterschulungen oder Fortbildungen für Kund:innen
Unser Angebot
- Teilzeitbeschäftigung im Ausmaß von 25 Std./Woche in Gleitzeit
- Bruttomonatsgehalt von mind. € 1.753,06
- Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem motivierten Team
- Ausgezeichnete öffentliche Anbindung und zentrale Lage in 1040 Wien
- Nachhaltig unterwegs: gestütztes Öffi-Ticket (monatlicher Zuschuss)
- Vergünstigte Mittagsmenüs (vegan/vegetarisch/Fisch/Fleisch) und Gratiskaffee aus der hauseigenen Kantine
- Der 24.12. und 31.12. sind bei uns bezahlte freie Tage - für mehr Zeit mit den Liebsten!
- Wir fördern aktiv Inklusion – unsere Türen stehen allen Menschen offen.
Über Assistenten*innen: Häufig gestellte Fragen
Was macht ein Assistent*in?
Assistenten*innen sind vor allem für kaufmännische, administrative und organisatorische Aufgaben zuständig. Sie schaffen - kurz gesagt - die Voraussetzungen dafür, dass ihre Vorgesetzten und die Mitarbeiter*innen eines Betriebes gute Arbeit leisten können: Sie bereiten Unterlagen vor, treffen Terminvereinbarungen, organisieren Besprechungen und fertigen Protokolle dieser Besprechungen an. Assistenten*innen erledigen den Schriftverkehr, nehmen Telefonate entgegen, empfangen und betreuen Besucher*innen und Geschäftspartner*innen und führen alle täglichen Arbeiten im Büro durch.
Assistenten*innen arbeiten in Büros und Sekretariaten in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung im Team mit Führungskräften (Manager*innen, Abteilungsleiter*innen usw.) und mit Berufskolleg*innen der verschiedenen betrieblichen Abteilungen.
Welche Skills benötigt man als Assistent*in?
Spezielle Software-Kenntnisse
Deutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)
Wirtschaftliches Verständnis
Außerdem sollte ein Assistent*in gewisse Soft Skills mitbringen:
Rhetorisches Geschick
Lern- und Merkfähigkeit
Ausdrucksstärke in Wort und Schrift
Offenheit
Hilfsbereitschaft
Kontaktfreudigkeit
Kritikfähigkeit
Kundenorientierung
Aufmerksamkeit
Belastbarkeit
Flexibilität
Freundlichkeit
Gepflegtes Erscheinungsbild
Koordinationsfähigkeit
Organisationsfähigkeit
Systematik