Assistenz für Office- und Zeitmanagement (w/m/d)
- Home Office:Keine Angabe
- Einstiegsgehalt:No data
- Berufserfahrung:>5 Jahre
- Startdatum:Ab sofort
- Befristung:Ohne Befristung
Profil
- Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise eine Lehre, Lehre mit Matura, HAK oder ein Kolleg.
- Du bringst sehr gute und langjährige Erfahrung im Umgang mit SAP mit, idealerweise in HCM, ESS/MSS; Kenntnisse zu Schichtmodellen sind von Vorteil.
- Du besitzt sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Microsoft Teams.
- Du hast bereits erste Erfahrungen in kaufmännischen oder technischen Bereichen gesammelt und möchtest dieses Wissen weiter vertiefen.
- Du arbeitest mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität und zeigst hohe Einsatzbereitschaft.
- Du überzeugst als kommunikative und flexible Persönlichkeit, die durch ein freundliches und professionelles Auftreten punktet.
Aufgaben
- Du übernimmst die Verantwortung für die Zeitwirtschaft, unterstützt bei der Schichtplanung, trägst Abwesenheiten ein, behebst Fehlermeldungen und bereitest die monatliche Abrechnung vor.
- Du wickelst kaufmännische Agenden selbstständig ab, insbesondere im Bestellwesen sowie in der Prüfung und Freigabe von Rechnungen.
- Du sorgst für reibungsloses Office Management, indem du Termine koordinierst und Protokolle professionell führst.
- Du unterstützt das Team als Schulungsbeauftragte, organisierst interne Schulungen und begleitest das On- und Offboarding von Mitarbeiter*innen.
- Du bringst dich bei Projekten ein und übernimmst bei Bedarf eigenständige Aufgaben oder Teilprojekte.
Über Assistenten*innen: Häufig gestellte Fragen
Was macht ein Assistent*in?
Assistenten*innen sind vor allem für kaufmännische, administrative und organisatorische Aufgaben zuständig. Sie schaffen - kurz gesagt - die Voraussetzungen dafür, dass ihre Vorgesetzten und die Mitarbeiter*innen eines Betriebes gute Arbeit leisten können: Sie bereiten Unterlagen vor, treffen Terminvereinbarungen, organisieren Besprechungen und fertigen Protokolle dieser Besprechungen an. Assistenten*innen erledigen den Schriftverkehr, nehmen Telefonate entgegen, empfangen und betreuen Besucher*innen und Geschäftspartner*innen und führen alle täglichen Arbeiten im Büro durch.
Assistenten*innen arbeiten in Büros und Sekretariaten in allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung im Team mit Führungskräften (Manager*innen, Abteilungsleiter*innen usw.) und mit Berufskolleg*innen der verschiedenen betrieblichen Abteilungen.
Welche Skills benötigt man als Assistent*in?
Spezielle Software-Kenntnisse
Deutschkenntnisse (für Deutschland, Österreich und die Schweiz)
Wirtschaftliches Verständnis
Außerdem sollte ein Assistent*in gewisse Soft Skills mitbringen:
Rhetorisches Geschick
Lern- und Merkfähigkeit
Ausdrucksstärke in Wort und Schrift
Offenheit
Hilfsbereitschaft
Kontaktfreudigkeit
Kritikfähigkeit
Kundenorientierung
Aufmerksamkeit
Belastbarkeit
Flexibilität
Freundlichkeit
Gepflegtes Erscheinungsbild
Koordinationsfähigkeit
Organisationsfähigkeit
Systematik